Menedżer skuteczny – Peter Drucker

Poniżej znajdziesz moje notatki i przemyślenia po lekturze książki „Effective Executive” autorstwa Petera Druckera, wydanej z okazji 50. rocznicy pierwszej publikacji.

Warto pamiętać, że ludzie nie zmienili się znacząco przez ostatnie 50 lat, a nawet tysiąclecia. Ciekawie ujął to Nassim Taleb, twierdząc, że prawdopodobieństwo przetrwania jakiejś myśli czy rzeczy jest proporcjonalne do jej obecnej długości życia. Oznacza to, że jeśli piramidy przetrwały tysiące lat, istnieje szansa, że przetrwają co najmniej drugie tyle. A gdy coś istnieje rok, bezpiecznie jest zakładać, że przetrwa przynajmniej kolejny rok.

Te notatki są raczej luźnym zbiorem myśli, które przyszły mi do głowy podczas słuchania audiobooka. Robię to głównie dla siebie, aby lepiej utrwalić zdobytą wiedzę. Zdaję sobie sprawę, że panuje tu pewien chaos i hasłowość, a niektóre wątki pozostają niedokończone – zazwyczaj były one dla mnie mniej interesujące.

Wstęp Jima Collinsa

Książka rozpoczyna się wstępem Jima Collinsa, w którym przedstawia 10 zasad wyciągniętych z nauk jego wielkiego nauczyciela, Petera Druckera:

1. Zacznij od zarządzania sobą
2. Graj na swoje silne strony (rób to w czym jesteś dobry)
3. Pracuj tak jak ci się dobrze pracuje
4. Licz swój czas i licz się z czasem (co da się zmierzyć da się tym zarządzać)
5. Rób lepsze spotkania (dobry cel i followup)
6. Nie podejmuj 100 decyzji, gdy jedna wystarczy
7. Znajdź jedną rzecz która daje ci największy wpływ na to co robisz
8. Przerwij coś, czego byś nie chciał zacząć
9. Run lean. Biologiczna prawda: jeśli organizm rośnie, to szybciej rośnie wewnątrz, niż na zewnątrz i rosnąc rosną koszty wewnętrzne (czyli koszty „operacyjne””). I jedna osoba na dobrym stanowisku właściwym dla siebie, osiągnie lepszy wynik niż kilka średniej jakości specjalistów.
10. Bądź przydatny

Effective executive zarządza sobą

Efektywny Manager potrafi zarządzać sobą. Oto osiem kluczowych elementów, które charakteryzują efektywnych zarządzających:

1. Zadają pytanie „co musi zostać zrobione”
2. Ustalają co jest dobre i właściwe dla organizacji
3. Tworzą plany do zrealizowania
4. Biorą odpowiedzialność za podjęte decyzje
5. Biorą odpowiedzialność za komunikacje
6. Koncentrują się na szansach, a nie zagrożeniach
7. Prowadzą produktywne spotkania
8. Częściej mówią „my” niż „ja”

Warto dodać, że pojęcie „efektywnego menedżera” odnosi się nie tylko do CEO czy kierowników. Dotyczy ono każdego pracownika, ponieważ każdy może być bardziej efektywny i wziąć odpowiedzialność za swoją pracę.

I tak np. warto jest właściwie komunikować podjęte decyzje. I brać za nie odpowiedzialność. Wskazać termin realizacji oraz ustalić, kto będzie brał udział w projekcie.

Zarządzający koncentrują się na szansach i na możliwościach. We wszelkich raportach czy podsumowaniach to szanse powinny być na pierwszym miejscu. Mówienie o zagrożeniach jest ważne, ale nie może być kluczowe i na pierwszym miejscu.

Już autor zauważył że tworzymy wymagania gdzie zarządzający muszą wiedzieć wszystko o wszystkim i podkreśla, że to przecież nie jest możliwe. Należy grać więc na swoje siły. Oczywiście trzeba mieć podstawy jak najszerszej dziedzinie w wielu dziedzinach ale specjalizować będziemy się raczej jednej czy dwóch rzeczach.

Z tym się nie rodzimy, tego można się nauczyć na konkretne rzeczy które robimy i praktyka czyni mistrza bo z tyle zarządzania są różne osobowości są różne a to nie o to chodzi.

Zasady efektywnego menedżera

Efektywny zarządzający.

1. Wie gdzie lokuje swój czas
2. Koncentruje się na rezultatach
3. Wykorzystują silne (a nie słabe) strony swoje i innych
4. Koncentrują się na niewielkich obszarach gdzie świetne działanie da spektakularne wyniki
5. Podejmują efektywne decyzje

Zarządzanie czasem

1. Najpierw sprawdź gdzie ucieka Ci czas. Co takiego robisz
2. Identyfikacja elementów których nie chce robić. Zadaj pytanie „co by się stało jakbym tego nie robił”. Kto inny zrobi to lepiej. Ciągle przeceniamy swoją wartość i potrzebę bycia wszędzie.
3. Kryzysy – złe planowanie. Gdy się powtarzają to znaczy ze źle zarządzamy.

„Dobry zakład to taki, w którym jest cicho.”

Tracenie czasu

1. Gdy jest za dużo ludzi i wchodzą sobie w drogę, wtedy najczęściej trzeba zarządzać konfliktami jurysdykcji
2. Dużo spotkań może wskazywać na złe zarządzanie

Rezultaty są ważne one zmieniają patrzenie.

Performance w trzech obszarach:

1. Bezpośrednie rezultaty
2. Dawanie wartości
3. Przygotowanie ludzi na jutro

Co tylko ja mogę zrobić w organizacji?
Co przyczyni się do największego rezultatu/wpływu?

Przykład z nowym dyrektorem, którego celem było zwiększenie umiejętności przywódczych. Brał więc kartoteki pracowników i dzwonił do przełożonych, sprawdzając czy dokonali zmian, które sami rekomendowali. Np. awans pracownika, czy inne docenienie jego pracy. Jeśli tak, to dziękował im za to, a jeśli nie, to prosił o zajęcie się sprawą.

Komunikacja w dół często zawodzi i jest trudna. Ale zapytanie pracownika za co organizacja i ja (jako lider) powinnismy od Ciebie wymagać (odpowiedzialność), czego możemy od Ciebie oczekiwać, jak najlepiej wykorzystać Twoje talenty. (Oczywiście menadżer może walidować te pomysły).

A takie postawienie sprawy sprawia również od razu plan rozwoju i kompetencji pracownika. A także wzięcia odpowiedzialności za swoją pracę.

Spotkania

• Musimy wiedzieć po co są spotkania. Jaki jest ich cel.
• Cel główny to koncentracja na kontrybucji.
• Trudno jest prowadzić spotkanie i brać czynny udział w dyskusji.

Grajmy na siły

Jeśli primadonna jest wkurzająca ale dowozi wynik to jest to najważniejsze.
Nie ma all-around ludzi.
Żeby tolerować różne osobowości musimy być nastawieni na wyniki. To chyba jedna z trudniejszych dla mnie lekcji, ale bardzo ciekawa i będę nad nią się zastanawiał.

Zadania dla ludzi, ale stanowiska musza być zorientowane na możliwość wykonania. Jeśli nie ma człowieka który może to zrobić to zmieńmy wymagania. Rozbijemy to na dwa stanowiska. Szukajmy sił które mogą to zrobić.

Oceny pracowników są problematyczne bo często koncentrują się na słabościach rzeczy do poprawy, a przecież chodzi o koncentrowanie się na siłach, na mocnych stronach

Potencjał również nie jest dobrym wyznacznikiem bo zależy nie tylko od pracownika lub przełożonego. Mierzyć można tylko rezultaty dlatego chodzi o to żeby były bardzo ambitne żeby można było sprawdzić na jakim poziom jest pracownik jak dobrze radzi sobie w swojej roli i jak dobrze wykorzystuje swoje silne strony w tej kwestii.

Ocena

Mamy najpierw cel jaki został postawiony danej osobie i sprawdzamy jego rezultaty. Zadajemy 4 pytania:

1. Co zrobił dobrze
2. Co w takim razie będzie mógł robić dalej dobrze
3. Czego musi się nauczyć lub poznać żeby w pełni wykorzystać swoje silne strony
4. Jakbym miał syna/córkę to czy chciałbym żeby pracował pod ta osoba

Dodatkowo ważne żeby mówić nie. Czyli wiedzieć czego nie chcemy robić. A ponadto trzeba mieć odwagę żeby patrzeć dalej z większym zasięgiem wybrać to co w długim terminie się rozwinie i będzie działać

Trzeba działać w ten sposób żeby zbadać możliwości zdezaktualizowania tego co robimy. Tzn. szukać sposobu żeby wyprzedzić samych siebie i to co nam teraz przynosi dochody za chwilę będzie przestarzałe i przestanie.

Problemy są zazwyczaj generyczne. Wystarczy ustalić zasady i reguły.

Elementy podejmowania decyzji

Dwa. Warunki graniczne, lub minimalne które muszą być spełnione ustawić i wiedzieć jakie są i się trzymać

Cztery. Przekucie decyzji w działanie

• kto musi wiedzieć o tej decyzji
• co zostanie zrobione
• kto podejmuje decyzje
• kto będzie wykonawca
• jak musi wyglądać działanie żeby ludzie którzy mają je wykonać mogli je wykonać

Pięć. Testowanie, informacja Zwrotna. Czyli musimy sprawdzać czy decyzja działa czy ma sens i czy obraliśmy dobry kierunek
W pewnym sensie sam musisz sprawdzać realizację wydanych rozkazów. Nie chodzi tu o brak zaufania, ale raczej błędy komunikacyjne które są nieuniknione tylko tak dostaniesz szybką informację zwrotną.

Efektywne decyzje

Podejmowanie decyzji nie polega na wyborze dobrej lub złej drogi to jest raczej osąd, nasza opinia potwierdzona zbieraniem informacji i staraniem się dojścia jak najbliżej do tego co będzie dobre co będzie złe ale i tak wszystko trzeba testować.
Zawsze zaczynam od hipotezy, która oczywiście jest nie dowiedziona
Należy zadać sobie pytanie co musi się zadziałać żeby Hipoteza została potwierdzona? Czyli de facto formułuje się plan

Podejmując decyzję należy się nie zgadzać. Należy szukać obu biegunów hipotez i tez. Tylko w ten sposób będziemy mogli podjąć nieco lepszą decyzję i mieć szanse na to że spojrzeliśmy holistycznie na problem. To ma być dobra kłótnia. To tez daje nam alternatywy. Które mogą stać się nowymi planami. Alternatywa też jest potrzebna jeżeli pierwszy plan nie wypali – bo zmienią się np. warunki

Siłą podejmującego decyzję jest to że zna perspektywy drugiej strony. musi ją poznać żeby podjąć właściwą decyzję. próba zrozumienia jest tutaj Kluczowa nie można się okopać w swoich Hipoteza ch.

Odwaga która jest potrzebna w podejmowaniu efektywnych decyzji jest interpretowany jako cztery punkty

1. Wybierz przyszłość w odróżnieniu do przeszłości
2. Skup się na możliwościach szansach raczej niż na problemów czy zagrożenia
3. Wybierz swoją przyszłość niż raczej u czepiać się trendu nurtu
4. Mierz wysoko w coś co zrobi różnicę raczej niż coś co będzie bezpieczne

Autora książki na koniec swojego życia zapytano o swoje osiągnięcia powiedział że pomógł kilku dobrym ludziom być efektywnym w robienie właściwych rzeczy

Dobre podsumowanie:

Bycie efektywnym to robienie właściwych rzeczy dobrze